¿Quienes deben llenar el formulario w-9 del IRS?

Deben llenar el formulario W-9 las personas y entidades estadounidenses a efectos fiscales (U.S. persons) cuando un pagador les pide su número de identificación fiscal para reportar lo que les paga. En ese grupo entran ciudadanos, residentes fiscales, corporaciones y muchas LLC.

Si eres freelancer o emprendedor latinoamericano, la duda es muy concreta: ¿te toca el W-9 o un formulario de la serie W-8? Depende de tu residencia fiscal y de cómo tributa tu LLC. Equivocarte de formulario puede traerte retenciones y cobros demorados.

¿Qué es el formulario W-9 y para qué lo pide un pagador?

El W-9 se llama oficialmente Request for Taxpayer Identification Number and Certification. Con él, el pagador obtiene tu nombre legal y tu clasificación fiscal, junto con tu número de identificación del contribuyente (TIN).

Esos datos le sirven para emitir después los formularios 1099 (1099-NEC, 1099-MISC, 1099-INT o 1099-DIV), que informan al IRS cuánto te pagó. Por eso te lo piden antes del primer pago.

Hay una confusión muy extendida: el W-9 no se envía al IRS. Lo entregas a quien te lo pide, y esa persona o empresa lo guarda en sus archivos. El IRS solo ve la información de forma indirecta, a través de los 1099.

La parte II es la que más pesa. Al firmar, certificas bajo pena de perjurio que el TIN es correcto, que eres U.S. person y cuál es tu situación frente a la retención.

Tampoco lo confundas con otros trámites. No es una declaración de impuestos ni un W-4, el formulario que llena un empleado para su nómina.

¿Quiénes deben llenar el formulario W-9?

Lo completa toda U.S. person a la que un pagador, banco o bróker le pida su TIN. Eso incluye a ciudadanos, residentes fiscales, corporaciones, sociedades (partnerships) y LLC, salvo la LLC unipersonal disregarded cuyo dueño es extranjero, que entrega el W-8 de su dueño.

Personas físicas: ciudadanos y residentes a efectos fiscales

Una U.S. person individual es un ciudadano estadounidense o un extranjero residente a efectos fiscales. Esa residencia se obtiene con la green card o al superar la prueba de presencia sustancial, que cuenta los días que pasaste en EE. UU. durante los últimos tres años.

Aquí entran contratistas independientes, freelancers, consultores y proveedores, siempre que el pagador lo solicite. Y el W-9 no se limita a los servicios. También te lo pueden pedir.

• Bancos estadounidenses que verifican tu identidad (KYC) al abrir una cuenta.

• Brokers, por la venta de valores reportada en el 1099-B.

• Pagadores de intereses o dividendos.

• Intermediarios en transacciones inmobiliarias.

Si eres residente fiscal pero no tienes SSN, escribe tu ITIN (número de identificación fiscal individual) en la casilla del número de seguro social. Si está en trámite, anota "Applied For" y entrégalo cuando lo recibas.

¿Aún no tienes ITIN? Puedes tramitarlo tú mismo o delegarlo en Start Companies.

Empresas y entidades estadounidenses

Las entidades constituidas en EE. UU. completan el W-9 con su propio EIN (número de identificación de empleador). Es el caso de las C-Corp y S-Corp, las sociedades, las LLC de varios miembros y los fideicomisos y sucesiones nacionales.

Una agencia de marketing que factura a un cliente corporativo, por ejemplo, le entrega un W-9 con el EIN de la agencia.

La línea 4 recoge las exenciones de retención. Muchas corporaciones están exentas de la retención de respaldo o del reporte FATCA, la ley que obliga a informar las cuentas en el extranjero de contribuyentes estadounidenses. Aun así, pueden pedirles el W-9 para acreditar esa exención con el código que indican las instrucciones del IRS.

¿Debes llenar el W-9 si eres extranjero o tienes una LLC en EE. UU.?

Si eres no residente y cobras a tu nombre, no: te corresponde el W-8BEN. Si cobras con una LLC, la respuesta depende de su clasificación fiscal.

Si facturas como persona física desde Latinoamérica

Un extranjero no residente entrega el formulario W-8BEN. Con él certifica que es extranjero y, si su país tiene convenio fiscal con EE. UU., puede reclamar sus beneficios.

Imagina a una diseñadora colombiana que factura a su nombre a una agencia de Miami: le corresponde un W-8BEN, no un W-9. En muchos casos, si el servicio se presta íntegramente fuera de EE. UU., el pago no tiene retención en origen, aunque dependerá de tu situación.

Firmar un W-9 por error equivale a declararte U.S. person bajo pena de perjurio. Puede generar 1099 a tu nombre y requerimientos del IRS que no te corresponden.

Si ya lo firmaste, escribe al pagador y explícale el error. Entrégale un W-8BEN correcto y pídele que actualice su registro antes de emitir los reportes de fin de año.

Si cobras a través de tu LLC

Las instrucciones del IRS incluyen una regla poco conocida. Una LLC unipersonal (ignorada a efectos fiscales) cuyo dueño es extranjero no usa el W-9, aunque tenga EIN: entrega el W-8 de su dueño, normalmente el W-8BEN, porque para el IRS quien cobra es el dueño.

El panorama cambia en dos casos:

1. LLC de varios miembros que tributa como sociedad (partnership): es U.S. person y llena el W-9 con su EIN. La casilla 3b, incorporada en la revisión de marzo de 2024, solo se marca si tiene socios extranjeros y entrega el W-9 a una sociedad, fideicomiso o sucesión en la que tiene participación.

2. LLC con elección de C-Corp: también completa el W-9 con su propio EIN.

En la práctica, muchas plataformas y clientes piden el W-9 por defecto, sin preguntar cómo tributa tu LLC. Puedes resolverlo tú con las instrucciones del IRS o apoyarte en los contadores públicos y Enrolled Agents (agentes habilitados por el IRS) de nuestra plataforma, que llevan más de cuatro años trabajando con emprendedores latinoamericanos.

Si además quieres delegar las obligaciones anuales de tu LLC, te encantará saber que nuestro Pack Premium incluye la declaración 1120+5472 o 1065 preparada con un CPA (contador público certificado).

¿Cómo se llena el W-9 según tu tipo de contribuyente?

El formulario tiene cuatro bloques: nombre, clasificación fiscal, TIN y firma. Lo que escribes en cada uno depende de si eres persona física, corporación o LLC, y casi todos los errores aparecen en la línea 3a y en el TIN.

1. Línea 1: el nombre que figura ante el IRS, asociado a tu TIN.

2. Línea 2: el nombre comercial, el DBA (doing business as) o el nombre de la entidad disregarded. Un residente fiscal en EE. UU. escribe, por ejemplo, "Juan Pérez" en la línea 1 y "Pérez Studio LLC" en la línea 2.

3. Línea 3a: marca una sola casilla. Una LLC disregarded marca la clasificación de su dueño; una LLC que no lo es marca "LLC" y anota C, S o P según cómo tributa.

4. Parte I: SSN o ITIN para personas físicas, EIN para entidades. Si la LLC es disregarded, va el TIN del dueño y no el EIN de la LLC, un error muy frecuente que genera discrepancias con el IRS.

5. Parte II: firma y fecha. Tacha el punto 2 si el IRS te notificó retención de respaldo, y devuelve el formulario por un canal seguro (portal cifrado o plataforma de pagos), nunca dictando los datos por teléfono.

A continuación, te dejamos todo resumido para que no cometas ningún error.

¿Qué pasa si no entregas el W-9 o lo llenas mal?

Sin W-9 o con un TIN inválido, el pagador debe aplicar la retención de respaldo (backup withholding). Según la información que el IRS publica sobre esta retención, la tasa actual es del 24% de los pagos reportables.

Ese importe va al IRS y luego se acredita en tu declaración. Mientras tanto, eso sí, reduce tu flujo de caja.

Lo más habitual es que el nombre y el TIN no coincidan. Entonces el IRS envía al pagador un aviso CP2100 o CP2100A, y este te pedirá un W-9 corregido. Hasta que lo entregues, tus cobros pueden quedar retenidos o demorados.

Para evitarlo, entrega un W-9 actualizado cada vez que cambie tu nombre legal, tu estructura, la elección fiscal de tu LLC o tu TIN. Guarda una copia firmada para comprobar que los 1099 de fin de año coinciden con tus datos.

Si recibiste un aviso o dudas entre W-9 y W-8, en Start Companies podemos revisar tu caso antes de que el error afecte tus cobros.

Empezar ahora

Preguntas frecuentes

¿Un extranjero no residente puede llenar el formulario W-9?

No debería. El W-9 certifica que eres U.S. person, así que un no residente usa el formulario W-8BEN, también si tiene una LLC unipersonal disregarded.

¿Qué diferencia hay entre el formulario W-9 y el W-8BEN?

El W-9 lo llenan personas y entidades estadounidenses para informar su TIN. El W-8BEN lo usan las personas físicas extranjeras para acreditar que no son residentes y, si hay convenio, reclamar sus beneficios.

¿El formulario W-9 se envía al IRS?

No. Se entrega solo a quien lo solicita, que lo conserva en sus archivos. El IRS recibe la información mediante los 1099.

¿Necesito un SSN para llenar el formulario W-9?

No necesariamente. Un residente fiscal sin SSN puede usar su ITIN, y las entidades usan su EIN. Si el número está en trámite, escribe "Applied For".

¿Cada cuánto tiempo hay que actualizar el formulario W-9?

El W-9 no tiene fecha de vencimiento, a diferencia del W-8BEN, que suele vencer al final del tercer año calendario después de su firma. Actualízalo cuando cambien tus datos o tu clasificación fiscal, o cuando el pagador te lo pida tras un aviso del IRS.